En toda compañía, sin importar la industria que abarque, existe un momento en el que se evalúan costos-beneficios y se determina si la Planificación de Recursos Empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) que se está utilizando es o no el más apropiado.
Alfonso Romero |En toda compañía, sin importar la industria que abarque, existe un momento en el que se evalúan costos-beneficios y se determina si la Planificación de Recursos Empresarial (ERP, por sus siglas en inglés) que se está utilizando es o no el más apropiado. En ese análisis se estimará si vale la pena conservar el sistema actual, con el riesgo de quedarse atrás a nivel tecnológico y funcional, o si conviene optar por un nuevo y afrontar el riesgo que representa realizar una inversión considerable, experimentando diferentes grados de interrupciones en su implementación.
La primera opción considerada, aunque implique mantener una tecnología más antigua, ofrece cierta comodidad a la compañía, evitando el tiempo de puesta en marcha de un sistema nuevo, el proceso de aprendizaje por parte de los usuarios y sus costos. Pero habrá que considerar que esa pérdida de funcionalidad crecerá a pasos agigantados con el tiempo y la brecha con respecto a las últimas tecnologías será cada vez mayor y más costosa su actualización.
Bajo este contexto varios ejecutivos se cuestionan, ¿Cuál es la mejor solución posible? Existen diversos motivos que deberá considerar para tomar una decisión.
Estos motivos nos han llevado a identificar cinco factores clave para evaluar un cambio de ERP que básicamente se reducen a las siguientes evaluaciones:
· Los procesos de negocios reflejados en sistemas ERP antiguos e inflexibles se vuelven restrictivos.
· La tecnología de sistemas queda desactualizada y dificulta la integración, desaprovechando las ventajas tecnológicas.
· Los cambios en el proveedor de software, tales como adquisiciones o fusiones, afectan directamente a las capacidades del software y su rumbo futuro.
· Los sistemas más antiguos a menudo están llenos de información que resulta inaccesible para la creación de informes, por una falta de de tiempo o recursos.
· El costo total de propiedad del sistema actual justifica el costo de adquirir un nuevo sistema ERP.
Los antiguos ERP eran rígidos en sus funcionalidades y obligaban a las compañías a adaptar los procesos al software, o exigían personalizar considerablemente el software para satisfacer sus requerimientos específicos.
Cuando se analiza la eficiencia del sistema actual, se debe identificar qué trabajo se realiza fuera del sistema. La implementación de un nuevo software puede beneficiar a las organizaciones que cuentan con sistemas paralelos. Cuanto mayor sea la cantidad de hojas de cálculo y bases de datos que se utilicen, más le servirá a la compañía contar con un nuevo sistema.
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